Universidad Católica Andrés Bello (UCAB)

El reto

Nuestro cliente es una universidad privada con presencia multi-sede y una estructura organizacional compleja de vicerrectorados, decanatos, escuelas y dependencias. La planificación operativa, requisito indispensable para la acreditación y el gobierno institucional, se realizaba mediante hojas de cálculo, documentos sueltos y correos electrónicos. Ese esquema producía cuatro problemas de fondo: información fragmentada, porque cada unidad manejaba formatos y repositorios distintos; falta de visibilidad institucional, ya que las autoridades no tenían una vista consolidada del avance; aprobaciones lentas e incumplimiento de plazos, con acciones que vencían sin reportar progreso; y desconexión estratégica, porque los objetivos no se traducían en acciones medibles.

La solución

Creamos SISPOA, el Sistema de Seguimiento de Planes Operativos Anuales: una plataforma unificada de planificación estratégica y operativa, basada en la nube y accesible desde cualquier navegador o dispositivo móvil, que cubre todo el ciclo de vida de la planificación institucional. La diseñamos pensando en cada perfil de la institución. Los directores de unidad formulan planes, designan co-gestores, reportan avances y reciben alertas proactivas. Los decanos y vicerrectores revisan, aprueban, evalúan el desempeño y consultan el cumplimiento de sus áreas. El personal de planificación define la estrategia, monitorea el avance global, gestiona plantillas y genera reportes consolidados. Los administradores de sistema gestionan permisos, parámetros y sincronizaciones técnicas.

El resultado

Centralización del ciclo completo de planificación, eliminando documentos sueltos y hojas de cálculo.

Qué implementamos

• Planificación institucional con ejes estratégicos, objetivos, retos e indicadores de desempeño vinculados a la operación diaria.
• Gestión de planes operativos con plantillas por período y por tipo de plan (académico, investigación, administrativo, extensión), estandarizando formatos y calendarios.
• Formulación detallada por unidad, con fechas, responsables, recursos, métodos e indicadores, análisis FODA interno y externo, y reutilización de estructuras de planes anteriores.
• Flujo de aprobación de hasta tres niveles (director, decano o vicerrector y dirección de planificación), con devolución por observaciones y rastro auditable de fechas y comentarios.
• Reportes de avance periódicos con cálculo automático del porcentaje de cumplimiento.
• Alertas y notificaciones por correo con control anti-saturación, incluidas alertas preventivas de acciones próximas a vencer.
• Indicadores de desempeño porcentuales, cuantitativos o de promedio, con registro histórico para análisis de tendencias.
• Evaluación de desempeño con criterios, ponderaciones y escalas configurables.
• Reportes consolidados filtrables por sede, facultad o dependencia y exportables a PDF.
• Gestión de la estructura organizacional, gestión documental, instructivos con registro de lectura obligatoria y permisos granulares con controles de sesión segura.

Impacto y resultados

• Centralización del ciclo completo de planificación, eliminando documentos sueltos y hojas de cálculo.
• Trazabilidad y auditoría de cada decisión, aprobación o cambio registrado.
• Reducción significativa del tiempo de formulación gracias a plantillas e instructivos integrados.
• Prevención proactiva de incumplimientos mediante alertas automatizadas oportunas.
• Visibilidad institucional consolidada para la toma de decisiones de las autoridades.
• Alineación garantizada entre estrategia y operación diaria.