Universidad Católica Andrés Bello (UCAB)

El reto

Nuestro cliente es una universidad privada de gran escala con múltiples campus, facultades, escuelas y líneas de negocio. Cada unidad organizativa manejaba sus propias partidas presupuestarias y requería varios niveles de autorización jerárquica para ejecutar sus pagos. Esos procesos se gestionaban de forma fragmentada con formularios en papel, cadenas de correos y hojas de cálculo. El resultado eran retrasos importantes en las aprobaciones, dificultad para seguir los pagos y una institución sin visibilidad en tiempo real sobre la disponibilidad de su presupuesto.

La solución

Desarrollamos el Sistema de Gestión Presupuestaria (SGP), una plataforma web responsiva, adaptable a computadoras, tablets y teléfonos móviles, alojada en la infraestructura en la nube de la universidad. El SGP digitaliza el ciclo completo de presupuestos y órdenes de pago, desde la solicitud hasta el desembolso final, garantizando control financiero en tiempo real y eliminando el papel. Lo diseñamos para escalar a miles de órdenes de pago por período fiscal y adaptarse a decenas de aprobadores.

El resultado

Digitalización absoluta de formularios, firmas y respaldos, sin papel en el proceso.

Qué implementamos

• Gestión integral de órdenes de pago a proveedores, con número correlativo fiscal único, manejo multimoneda nativo en bolívares, dólares y euros, y aplicación automática de la tasa de cambio vigente.
• Flujo de aprobación configurable de hasta cuatro niveles jerárquicos más una aprobación financiera final, con aprobaciones masivas, autorización externa mediante enlaces con token de seguridad, firmas digitales y justificación obligatoria de todo rechazo.
• Control presupuestario en tiempo real que valida la disponibilidad de fondos antes de aprobar un pago, reserva el monto al vincular una orden y admite cargas masivas en Excel.
• Vistas de "Mi Presupuesto" y "Presupuesto por Departamento", con conversión automática de moneda, para consultar la disponibilidad sin depender de finanzas.
• Directorio de proveedores con validación de información fiscal (RIF) y soporte de métodos de pago locales e internacionales mediante SWIFT, IBAN y ABA.
• Rutas de autorización alternativas para gastos sensibles como nómina y bonos, que van directamente a alta dirección o recursos humanos.
• Reportes de deuda, deuda en proceso y aprobaciones especiales, exportables a Excel.
• Gestión documental de auditoría, con presupuestos, contratos y facturas vinculados a cada orden, anticipos a proveedores y PDF de la orden con código QR para verificación.
• Notificaciones automáticas por cambios de estado, aprobaciones pendientes y recordatorios.
• Modelado fiel de la estructura universitaria, con usuarios que pueden tener varios roles funcionales simultáneos.
• Períodos fiscales con reinicio automático de correlativos y centro de ayuda con videos instructivos por rol.

Impacto y resultados

• Digitalización absoluta de formularios, firmas y respaldos, sin papel en el proceso.
• Reducción drástica de los tiempos de aprobación gracias a las colas de trabajo digitales.
• Control presupuestario estricto y en tiempo real, que bloquea la sobre-ejecución de partidas.
• Trazabilidad de extremo a extremo sobre quién aprobó o rechazó cada pago, cuándo y por qué.
• Autonomía para cada usuario, que gestiona su presupuesto con transparencia, descongestionando TI y finanzas.
• Reportes consolidados y multimoneda para planificar el flujo de caja con exactitud.