IESA - Integración con Profit Plus

El reto

IESA gestionaba la venta de sus programas en un sistema comercial propio, mientras su administración y contabilidad operaban en Profit Plus, y cada documento tenía que pasar de un sistema a otro de forma manual. Cada factura o cotización exigía volver a cargar cliente, artículo, montos en dólares, tasa de cambio, descuentos e IGTF, con el riesgo de errores de digitación, documentos duplicados u omitidos y desfases entre lo vendido y lo registrado. No existía una forma simple de saber qué documentos habían llegado a Profit, cuáles no y por qué. Además, el instituto necesitaba cambiar su forma de registro: dejar de integrar facturas y pasar a registrar cotizaciones con el detalle de cada programa (edición o cohorte, sede, fechas, duración y participantes) sin detener la operación.

La solución

Desarrollamos un servicio de integración que funciona de forma continua en la infraestructura del cliente y conecta su sistema comercial con Profit Plus. El servicio lee los documentos emitidos, los valida y los registra en Profit con sus propios procedimientos, con el encabezado y los renglones en una sola operación, de modo que nunca queda un documento a medias. En una primera etapa integramos las facturas de venta con su documento en cuentas por cobrar. En una segunda llevamos las cotizaciones de cliente casi en tiempo real, junto con los datos del programa, y aplicamos un corte por fecha para que ambas formas convivieran sin duplicar información. Cada documento queda en una bitácora con su resultado. Los fallidos se reintentan solos y, si un documento ya existe en Profit, se reconoce y no se vuelve a crear. El equipo administrativo recibe por correo un reporte en Excel con lo enviado, lo integrado y lo rechazado, cada rechazo con su causa. Cada proceso se puede activar o pausar sin intervenir el servidor. El proyecto avanzó de forma incremental, con los ajustes que el cliente fue pidiendo.

El resultado

Las facturas y cotizaciones de IESA llegan solas a Profit Plus, cada una con su resultado registrado y cada rechazo explicado, en lugar de depender de la transcripción manual.

Qué implementamos

• Integración automática de facturas de venta hacia Profit Plus. Encabezado, documento en cuentas por cobrar y renglones se registran en una sola transacción.
• Integración casi en tiempo real de cotizaciones de cliente, con revisión cada minuto. Lleva a Profit la edición o cohorte, la sede, las fechas de inicio y fin, la duración y los participantes de cada programa.
• Cálculo de montos en dólares con tasa de cambio, descuentos por renglón e Impuesto a las Grandes Transacciones Financieras (IGTF), y marcado automático de los documentos anulados.
• Validación previa de cada documento, que rechaza los que traen tasa de cambio en cero antes de que lleguen a Profit.
• Reintentos automáticos de los documentos fallidos y detección de los que ya existen en Profit, para no duplicar registros aunque haya cortes o reprocesos.
• Reporte diario por correo con un Excel adjunto, con totales de documentos enviados, exitosos y fallidos, más avisos de fallas a lo largo del día. Los errores técnicos se traducen a causas de negocio: cliente no existe, artículo no existe, tasa en cero.
• Tabla de control para activar o pausar cada uno de los 4 procesos sin redesplegar ni reiniciar el servicio.
• Arquitectura de servicio de Windows en .NET con 4 procesos en segundo plano y 3 bases de datos (origen, Profit y control de la integración). Usa 5 procedimientos de Profit y 17 migraciones versionadas que se aplican solas al arrancar.
• Bitácora separada por proceso, con depuración automática de registros y reportes antiguos.

Impacto y resultados

• El área administrativa ya no vuelve a cargar a mano en Profit los documentos emitidos en el sistema comercial.
• Las cotizaciones aparecen en Profit pocos minutos después de emitirse, no al cierre del día o de la semana.
• Cada rechazo llega con una causa concreta, como un cliente o un artículo que falta en Profit. El equipo corrige el dato maestro y el sistema completa la integración por su cuenta.
• La duplicación de documentos desaparece aunque un proceso se reintente o se interrumpa.
• Cada documento tiene un historial verificable con la fecha de integración y el resultado, útil para conciliar y auditar.
• El instituto pasó de integrar facturas a integrar cotizaciones en una fecha de corte definida, sin detener la operación ni mezclar documentos.