Centro de Salud Santa Inés

El reto

Nuestro cliente atiende a una población masiva y diversa, integrada por estudiantes, personal administrativo, docentes y público general, a través de múltiples sedes. La coordinación de citas, especialistas y estudios se hacía de forma dispersa, lo que generaba conflictos de horarios, sobrecuotas y largas esperas. Al no existir confirmaciones automáticas ni consecuencias por faltar, el volumen de citas no atendidas era crítico y bloqueaba cupos para otros pacientes. El área clínica y la facturación operaban como silos, obligando a conciliaciones manuales con el sistema contable. La atención dependía por completo de llamadas o visitas presenciales, y la gerencia carecía de visibilidad en tiempo real sobre el flujo de pacientes.

La solución

Desarrollamos e implementamos el Sistema de Gestión de Citas Clínicas Santa Inés (CSSI), una plataforma web multi-sede que centraliza todo el ciclo de vida del paciente, desde su primer contacto hasta la facturación. La construimos sobre una arquitectura de microservicios con tres componentes independientes: la aplicación web principal, la interfaz de usuario y los procesos en segundo plano para notificaciones e integración con el ERP. El despliegue cloud en contenedores garantiza alta disponibilidad y actualizaciones sin interrupciones, con acceso desde cualquier navegador y dispositivo.

El resultado

Reducción drástica de las inasistencias y un cambio real de comportamiento en los pacientes.

Qué implementamos

• Agendamiento por WhatsApp con un bot conversacional que permite reservar citas y estudios 24/7, guiando al paciente por sede, especialidad, profesional y fecha, y registrando sus datos automáticamente.
• Motor de notificaciones con recordatorios 48 horas antes de la cita, enlace seguro de confirmación a las 24 horas y cancelación automática de lo no confirmado para liberar el cupo.
• Sistema configurable de penalizaciones que rastrea cancelaciones e impone restricciones escalonadas automáticas al superar el límite.
• Gestión avanzada de agendas: disponibilidad granular de médicos, técnicos y sedes, cuotas máximas, feriados, vacaciones y citas urgentes forzadas solo por personal autorizado.
• Expediente médico centralizado e historial clínico con codificación CIE-10, campos dinámicos por especialidad y anotaciones gráficas en diagramas.
• Triage y signos vitales para enfermería, y gestión de laboratorios y estudios de imagen con horarios, precios y carga de resultados.
• Sincronización bidireccional con el ERP contable Profit, convenios institucionales con validación de aseguradoras y soporte multimoneda.
• Dashboards en tiempo real y reportes de morbilidad y facturación exportables a PDF y Excel.
• Control de roles granular y tablas maestras administrables por el cliente sin necesidad de código.

Impacto y resultados

• Reducción drástica de las inasistencias y un cambio real de comportamiento en los pacientes.
• Eliminación de errores humanos en precios y menor tiempo dedicado a la conciliación contable.
• Mayor captación de citas fuera del horario laboral, descongestionando la recepción.
• Trazabilidad total, desde el contacto con el bot hasta el cobro de la factura, en una red multi-sede.